Regolamento approvato con Deliberazione del Consiglio comunale n. 8 del 26/11/2020

REGOLAMENTO ARCHIVIO STORICO COMUNALE 

Articolo 1 - OGGETTO

Il presente Regolamento disciplina l’organizzazione dell’Archivio Storico Comunale di Fontechiari sito in Piazza San Giovanni. È stato redatto in riferimento al Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei Beni culturali e del paesaggio alla legge regionale, e successive modifiche e in base alla Legge Regionale n. 24 del 15 novembre 2019 “Disposizioni in materia di servizi culturali regionali e di valorizzazione culturale”.

Il Comune di Fontechiari individua nell’Archivio la struttura permanente che raccoglie, inventaria e conserva documenti originali di interesse storico e ne assicura la consultazione per finalità di studio e di ricerca.

Articolo 2 - SEDE DELL’ARCHIVIO STORICO COMUNALE

Il Comune di Fontechiari si impegna a conferire nella sede dell’Archivio, presso i locali di Piazza San Giovanni, tutta la documentazione archivistica da esso prodotta e ad esso affidata che si trovasse depositata altrove, fatta salva quella che per imprescindibile necessità amministrativa dovesse essere conservata presso gli uffici competenti; della documentazione trattenuta dagli uffici si trasmetterà comunque notizia, da inventariarsi all’interno dell’Archivio Storico.

Articolo 3 - FINALITÀ DELL’ARCHIVIO STORICO COMUNALE

L’Archivio Storico Comunale svolge le funzioni di conservazione, ordinamento, inventariazione del patrimonio documentario; assicura la consultazione e la valorizzazione del patrimonio, anche tramite accordi o convenzioni con altri luoghi della cultura, singolarmente o riuniti in sistema, o con sistemi tematici o integrati della cultura; promuove attività didattiche, divulgative e di ricerca storica, in collaborazione con scuole, università, enti e istituti di ricerca, con luoghi della cultura, singolarmente o riuniti in sistema, e con sistemi tematici o integrati della cultura. Svolge una funzione essenziale per garantire il reperimento di informazioni affidabili sotto il profilo giuridico, la tutela della memoria storica dell’ente e il diritto di tutti i cittadini all’accesso all’informazione, alla formazione permanente e allo sviluppo della conoscenza storica locale.

Articolo 4 - ACQUISIZIONI

Nell’Archivio Storico Comunale saranno depositate le future acquisizioni di materiale documentario del Comune, provenienti sia da Enti Pubblici soppressi, sia da raccolte di privati a qualsiasi titolo pervenute, vale a dire per acquisto o per donazione, per deposito o comodato.

Articolo 5 - APERTURA AL PUBBLICO

L’Archivio Storico Comunale è aperto al pubblico, per consentire la consultazione del materiale documentario in esso conservato, nei giorni e negli orari prestabiliti.

Articolo 6 - CONSULTABILITÀ DEI DOCUMENTI

Tutti i documenti dell’Archivio Storico Comunale sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli di carattere riservato ai sensi dell’articolo 122, comma 1 a e b, del Decreto Legislativo 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio. La consultabilità dei documenti riservati è disciplinata ai sensi degli articoli 122, 123, 125, 126 del Decreto Legislativo 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio, e dal Decreto legislativo n . 196 del 30 giugno 2003, Codice in materia di protezione dei dati personali, aggiornato con il Decreto Legislativo n. 69 del 28 maggio 2012.

Articolo 7 - ACCESSO

L’utente è tenuto ad apporre sempre la propria firma, in forma leggibile, sul registro delle presenze giornaliere. Per accedere all’Archivio è necessario esibire un documento di identità e presentare richiesta in carta libera utilizzando gli appositi moduli prestampati, dichiarando: a) generalità del richiedente; b) argomento della ricerca; c) finalità della ricerca; d) assunzione di responsabilità. Per ogni singolo specifico argomento è necessaria una separata domanda. Preliminarmente all’accesso, è rilasciata autorizzazione da parte del Responsabile del Servizio, cui afferisce l’Archivio Storico Comunale. Per motivi di comprovata necessità o per inosservanza delle norme stabilite dal presente regolamento, il Responsabile può negare, sospendere o revocare l’autorizzazione. Non si darà corso a richieste generiche. L’autorizzazione è valida per tre mesi dalla data di rilascio, salvo eventuali proroghe. L’accesso è precluso a coloro che, per gravi motivi, siano stati esclusi da altri archivi storici e/o biblioteche. L’accesso e la consultazione sono gratuiti.

Articolo 8 - MODALITÀ DI CONSULTAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI.

La consultazione deve avvenire negli spazi destinati allo scopo, separatamente dai restanti atti. Gli utenti sono tenuti a conservare sul tavolo di consultazione soltanto gli strumenti strettamente inerenti la loro ricerca e ad effettuare la consultazione con la massima cura, utilizzando, se necessario, gli appositi guanti messi a disposizione dagli addetti. Sono possibili controlli in entrata e in uscita. Durante la consultazione è proibito:

• a) scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti;
• b) fare calchi, lucidi, fotografie, fotocopie o riprodurre in altro modo i documenti anche quando tecnicamente possibile, senza la preventiva autorizzazione, gli eventuali i costi conseguenti sono comunque a carico del richiedente;
• c) scomporre i documenti dall’ordine in cui si trovano o estrarre documenti per qualsiasi motivo; al fine di evitare confusioni, in ogni caso, potrà essere richiesta l’assistenza dell’archivista o dell’addetto;
• d) disturbare il silenzio o accedere ad altri ambienti non ammessi al pubblico, consumare cibi o bevande e, nel modo più assoluto, compiere azioni che possano creare pericoli all’integrità dei documenti momentaneamente in visione (fumare, danneggiare cose).

Finita la consultazione i pezzi archivistici ricevuti dovranno essere ricomposti e riconsegnati all’addetto, che provvederà alla ricollocazione. È esclusa la consultazione e/o riproduzione di documenti in cattivo stato di conservazione.

Articolo 9 - RIPRODUZIONI

È consentito il rilascio di copie digitali (se disponibili) di documenti entro il numero limite di n° 4 (quattro) copie della stessa pagina di documento, all’utente che ne faccia domanda sull’apposito modulo, elencandoli analiticamente. Il permesso di riproduzione non attribuisce alcun diritto di proprietà di fronte a terzi. Non sono ammesse le riproduzioni di materiale non digitalizzato in cattive condizioni di conservazione. È consentita l’esecuzione di fotografie del materiale archivistico con mezzi propri, purché con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene, né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né l’uso di stativi o treppiedi. Le spese per la riproduzione in proprio e il rilascio di copie digitali sono a carico dell’utente; i costi devono essere corrisposti in via anticipata all’Amministrazione Comunale.

Articolo 10 - PUBBLICAZIONE DELLE RIPRODUZIONI

La pubblicazione dei documenti riprodotti (in fotografia o con altra modalità da parte degli interessati) è soggetta a specifica autorizzazione rilasciata dall’Amministrazione Comunale. Gli utenti si impegnano, in caso di utilizzo dei documenti dell’Archivio Storico, a citare la fonte.

Articolo 11 - VALORIZZAZIONE

L’Archivio storico promuove esposizioni, mostre, percorsi tematici, attività di storytelling, workshop, sia in modalità frontale che a distanza, anche mediante accordi e convenzioni che abbiano lo scopo di far conoscere il patrimonio archivistico, il servizio, le finalità e il funzionamento dell’Archivio stesso.

Articolo 12 - PRESTITO

Il materiale archivistico non è ammesso al prestito. Può essere consentito il prestito temporaneo a istituzioni culturali pubbliche e private che ne facciano richiesta per mostre ed esposizioni, previa autorizzazione della competente Soprintendenza, e dettagliato verbale di consegna e responsabilità, sottoscritto dal titolare dell’ente interessato o suo delegato.

Articolo 13 - DISPOSIZIONE FINALE

Per quanto non previsto dal presente regolamento, si fa riferimento alle leggi in vigore che disciplinano la materia riguardante gli archivi storici e la loro consultazione.